ERP – virksomhedens økonomistyringssystem
Alle virksomheder uanset størrelse eller branche, har brug for et overblik over deres økonomi, så de kan optimere deres evne til at tjene penge, og her er ERP-system et godt værktøj.
På denne hjemmeside får du et indblik i, hvordan et ERP-system fungerer med de forskellige moduler. Og vi tager udgangspunkt i disse fire moduler:
Finansmodulet
Debitormodulet
Kreditormodulet
Lagermodulet
Overvej følgende spørgsmål:
- Hvordan kan virksomheden holde styr på varer, regnskab, kunder og leverandører?
- Hvorfor bruger virksomheden ikke bare Excel til at holde styr på varer, kunder, leverandører, lager mv.?
- Har alle medarbejdere behov for at arbejde i alle moduler? Hvorfor? Hvorfor ikke?
FAQ – Hvad vil du vide om ERP?
Man får data ind i systemet ved eksempelvis at:
- Bogføre bilag
- Oprette kunder og leverandører ved manuel indtastning
- Oprette produkter og priser m.m. ved manuel indtastning
- Få data/information fra sammenkoblede moduler, fx webshop
- Få godkendelse af posteringer på bankkontoen, der automatisk kan indlæses
Der kan trække mange rapporter fra de forskellige ERP-systemer og her kommer et udpluk af de rapporter, der kan trækkes fra Mini ERP-systemet:
Regnskab:
|
 |
Kunder:
|
 |
Leverandører:
|
 |
Lager:
|
 |
Et bilag er dokumentation på de køb og salg, der er sket i virksomheden. Alle økonomiske handlinger i en virksomhed skal kunne dokumenteres og derfor skal der være bilag til alle transaktioner.
Bilag kan se meget forskellige ud og være dokumenter såsom:
- Fakturaer
- Regninger
- Kvitteringer
- Kørselsopgørelser
Et lagermodul holder styr på alle varer og varebevægelser, der registreres. Det kan eksempelvis være antal og pris, så dit varelager altid er opdateret. Alle varebevægelser registreres automatisk i økonomimodulet og derved direkte i regnskabet og man slipper derved for dobbeltarbejde, når bevægelserne skal bogføres.
I lagermodulet kan du eksempelvis:
- Samle lager og regnskab
- Følge dine varer
- Sende og modtage varer
- Håndtere bestilling og fakturering
- Lave pakkesedler og følgesedler
- Lave særpriser til forskellige kunder
- Oprette varekategorier og varianter
- Trække rapporter, såsom lagerværdi og genbestillingsliste
Kreditormodulet benyttes, når virksomheder køber varer på kredit. Det er vigtigt, at virksomheden kan holde styr på hvad de skylder og få betalt regningerne til tiden.
I et kreditormodul registreres købsfaktura, kreditnota fra leverandører (varekreditorer) og udbetalinger til varekreditorer.
I kreditormodulet kan du for eksempel:
- Registrere købsfakturaer
- Registrere kreditnotaer fra leverandører (varekreditorer)
- Registrere udbetalinger til leverandører (varekreditorer)
- Udskrive kreditorlister
- Udskrive internt kontoudtog for varekreditorer
Der findes mange forskellige ERP-systemer. Lige fra små simple programmer, der kræver forholdsvis lidt oplæring, til store ERP-systemer, der kan håndtere store internationale virksomheders aktiviteter. Prisen på et ERP-system afhænger selvfølgelig af, hvor komplekst systemet skal være. Mange af ERP-systemerne kan skræddersyes efter virksomhedens behov, så man skal sætte sig ind i, hvilket behov virksomheden har.
Eksempler på ERP-systemer
Debitormodulet benyttes, når virksomheder sælger varer på kredit. Det er vigtigt, at virksomheden kan holde styr på, at deres kunder får betalt regningerne til tiden.
I et debitormodul registreres salgsfakturer, kreditnotaer til kunderne (varedebitorer) og indbetalinger fra kunderne. Der kan ligeledes udskrives debitorlister.
I debitormodulet kan du eksempelvis:
- Registrere salgsfakturaer
- Registrere kreditnotaer til kunder (varedebitorer)
- Registrere indbetalinger fra kunder (varedebitorer)
- Udskrive debitorlister
- Udskrive interne kontoudtog for varedebitorer
Det varierer utrolig meget, alt efter hvor komplekst virksomhedens ERP-system er. Har virksomheden et stort ERP-system med mange moduler tilkoblet, vil flere medarbejdertyper benytte systemet i de forskellige moduler. Her er et par eksempler:
- Sælgere bruger systemet hver gang der bliver solgt en vare til at registrere salget og udskrive en faktura/bon til kunden.
- Kontormedarbejdere bruger systemet til at registrere de daglige posteringer, der fx er i forbindelse med ind- og udbetalinger.
Er det en mindre virksomhed, som udelukkende benytter systemet til bogføring, er det sandsynligvis kun kontormedarbejderne, der benytter systemet.
Du kan som elev støde på ERP-systemet på flere områder:
- Når du sælger en vare for virksomheden på kredit, registreres det på debitoren, og det er derved Debitormodulet, du arbejder i.
- Når du indkøber varer for virksomheden på kredit, registreres det på en kreditor, og så arbejder du i Kreditormodulet.
- Når du er med til at købe og sælge varer påvirkes varelageret, fordi varer går ind og ud af lageret, så er det Lagermodulet, du arbejder i.
- Når du sidder på kontor og skal hjælpe med bogføringen af virksomhedens forskellige bilag, eller du skal være med til at lave løn, så er det Finansmodulet, du arbejder i.
Økonomimodulet – også kaldet finansmodulet – er hjertet i ERP-systemet. Alle de andre moduler leverer automatisk data til dette modul. Udover at være det centrale og samlende modul, bliver der også bogført finansbilag i modulet. Finansbilag er ofte omkostningsbilag, som husleje, markedsføring, reparation af bil, løn m.m.
I økonomimodulet kan du eksempelvis:
- Bogføre bilag
Næsten alle virksomheder, uanset branche, har et ERP-system, som samler alle aktiviteter i en virksomhed. Så det er både store og små virksomheder, der bruger det for at holde styr på deres økonomi.
En lille enkeltmandsvirksomhed vil typisk bruge et ERP-system i en enkelt form som et regnskabssystem til at lette bogføringen.
En produktionsvirksomhed kan bruge et ERP-system til at give overblik over kundebestillinger, lagerbeholdning og produktion. Sådan kan virksomheden følge med i, om lageret svarer til behovet eller om en ordre er på vej og kræver bestilling af råmaterialer osv.
Den store virksomhed bruger ofte ERP-systemet til både regnskab, optimering af interne arbejdsgange, produktion, afrapportering og automatiseringer ved indtastning af data, løn til medarbejdere mm.
Kernen i et ERP-system er en fælles database, hvor alle informationer for hele virksomheden opbevares. Databasen er bygget op af forskellige moduler, som virksomheden selv kan sammensætte og tilpasse efter behov.
De mest almindelige moduler er finansmodulet til regnskabsarbejdet og indkøb samt salgsmodulet til salgsarbejdet, og eventuelt lagermodulet til at skaffe overblik over lagerbeholdninger. Men alt efter behov kan man skalere systemet op og lægge flere moduler på.
ERP står for Enterprise Resource Planning. På dansk også kaldet ressourceplanlægningssystem eller forretningssystem, og ERP-systemet samler alle virksomhedens arbejdsområder og arbejdsprocesser i ét fælles system.
Et ERP-system giver mulighed for at samle alle de vigtige data på ét sted og derved opnår virksomheden et bedre overblik over alle dens aktiviteter. Der er mulighed for interaktion mellem de forskellige moduler og derved påvise sammenhæng mellem virksomhedens funktioner.
Når al data er samlet et sted, er der mulighed for at trække mange forskellige rapporter. Det betyder også, at oplysningerne kun skal tastes ind én gang. Systemet kan benyttes af flere medarbejdere på en gang og kan holde medarbejderne opdaterede på tværs af virksomhedens afdelinger og funktioner.
Det betyder, at virksomheden kan:
- Minimére andelen af administration og dobbeltarbejde
- Opnå større fleksibilitet
- Få et større overblik over og indsigt i dens forretning
- Skabe et bedre samarbejde på tværs af afdelingerne i virksomheden
- Øge medarbejderes produktivitet
Der kræves kendskab til ERP-systemet og derfor kræver det IT-ressourcer og uddannelse. Det tager tid at blive fortrolig med systemet.