Indholdet på dette site er udviklet til faget Virksomhedsøkonomi C på erhvervsuddannelserne.

Digitaliseringen betyder øgede anvendelsesmuligheder inden for ERP-systemer og dermed en større kompleksitet i opbygningen og brugen af disse systemer. Det stiller på den ene side større krav til elevernes viden og forståelse af ERP-systemerne, og på den anden side gør det det også mere vanskeligt at forstå for eleverne.

Det kan være tidskrævende for eleverne at lære at arbejde i et virkeligt (eksisterende) ERP-system. Særligt fordi ERP-systemer indeholder enorme mængder af data og muligheder for indstillinger, der for eleven kan gøre det uoverskueligt og dermed svært at holde fokus på det vigtige for forståelsen. Og måske vil det ERP-system, de kommer til at stifte bekendtskab med under deres grundforløb ikke være det ERP-system, som de fleste kommer til at arbejde med i deres læretid i virksomheden.

Så hvordan kan vi give eleverne en grundlæggende forståelse for, hvad et ERP-system er og hvad det betyder for en virksomhed?

I dette materiale har vi udarbejdet en meget forsimplet model, der skal bidrage til, at eleverne gennem arbejdet med modellen får en overordnet forståelse af, hvad ERP-systemet hjælper virksomhederne med, og hvor centralt ERP-systemet er for driften af en virksomhed.

Af fagbilaget til grundfaget virksomhedsøkonomi niveau C fremgår det, at eleven skal kunne “forklare den økonomiske proces” og “redegøre for og illustrere et ERP-systems rolle og funktioner i en virksomhed”. 

I vejledningen til fagbilaget er disse faglige mål og kernestoffet udfoldet mere detaljeret. Her fremgår bl.a. følgende: 

Eleven skal kunne redegøre for, hvad et ERP-system bruges til i virksomheden, at det er modulopbygget, og de forskellige moduler anvendes til forskellige formål af medarbejdere med forskellige funktioner. ERP-systemet er en række databaser, der indeholder data på fx virksomhedens regnskaber, dens kunder og leverandører og ikke mindst varelageret. 

I vejledningen til faget fremgår det også, hvad eleven skal kunne redegøre for i de forskellige moduler: 

• Finansmodulet anvendes af virksomhedens økonomimedarbejdere til at udarbejde regnskabet. I finansmodulet oprettes virksomhedens kontoplan, og her ses virksomhedens budget og regnskab. I finansmodulet kan man se saldoen på de forskellige konti og udskrive regnskabet. Ofte har kun økonomimedarbejderne adgang til dette modul. 
• Debitormodulet (kun niveau C) anvendes af virksomhedens salgsmedarbejdere. Her opretter de virksomhedens kunder med fx kundens kontaktoplysninger, leveringsbetingelser og betalingsbetingelser. I dette modul oprettes også salgsfakturaer til kunderne. Salgsbeløb registreres direkte i finansmodulet på kontoen ”Nettoomsætning” og ”Salgsmoms”. 
• Kreditormodulet (kun niveau C) anvendes af virksomhedens indkøbere primært. Her oprettes virksomhedens leverandører med fx kontaktoplysninger og betalingsbetingelser og her registreres, hvad virksomheden køber hos sine leverandører. 
• Lagermodulet anvendes af virksomhedens indkøbere og lagermedarbejdere, der fx gør varerne klar til forsendelse. Alle virksomhedens varer oprettes i dette modul, og her har virksomheden overblik over de varer, der er på lageret. Samtidig vil solgte varer automatisk registreres som vareforbrug. 

Eleverne bør også kunne redegøre for, at “rapporter” anvendes til at udskrive virksomhedens regnskab (balance) samt oversigter over fx solgte varer og varer på lageret. Rapporterne kan ofte ”skræddersys” med de data, virksomheden ønsker at analysere på og kan eksporteres til regneark for videre analyse. 

I forhold til indlæsning af bilag tilbyder mange ERP-systemer digitale løsninger til indlæsning af fx fakturaer, kvitteringer mv., der sikrer, at bilagene bliver korrekt registreret og gemt i ERP-systemets finansmodul. Indlæsning af bilag er dog ikke en del af dette materiale. 

Dette forløb er udarbejdet med udgangspunkt i, at eleverne selv går på opdagelse i emnet. Timeforbruget kan tilrettelægges således, at det kan variere fra 2 til 5 lektioner – alt efter hvilke elementer på hjemmesiden man vælger at benytte, og hvor meget man går i dialog med eleverne.  

Forventet timeforbrug: 

Materiale er udarbejdet med fokus på, at eleverne arbejder selvstændigt, undersøgende og reflekterende med emnet. Den selvstændige og undersøgende tilgang bidrager til en skærpelse af elevernes interesse og motivation for emnet. Udgangspunktet for materialets opbygninger er:  

• Mini-ERP – en simpel model af et ERP-system.  
• Quizzer – her bliver eleverne testet i deres begrebsforståelse.
  
• Opgaverne “En dag på kontoret” – her bliver eleverne stillet i konkrete situationer, som de kan møde i deres kommende elevtid. Eleverne går på opdagelse i Mini-ERP’et for at finde svar på opgaverne. “En dag på kontoret” er bygget op således, at en ny opgave først åbnes, når eleven har besvaret påbegyndte opgave. 

Her følger et eksempel på, hvordan materialet er tiltænkt, og hvordan eleverne kan arbejde med mini-ERP og de tilhørende opgaver.  

1. Introducer mini-ERP 

Start med at præsentere det faglige mål for eleverne og hvorfor de skal lære om ERP-systemer i undervisningen. Præsenter dernæst kort mini-ERP, de forskellige moduler og de tilhørende opgaver og hjælp eleverne med at finde hjemmesiden. 

2. Lær mini-ERP 

Lad eleverne selv klikke lidt rundt i ERP-modellen og de forskellige skærmbilleder og lad dem klikke i de forskellige felter fx info-felter og tidligere køb mv. Du kan også inddele dem i grupper af to, hvor de skiftes til at forklare data i de forskellige skærmbilleder.  

3. Lær ERP-begreber (Quizzer) 

I mødet med et ERP-system (i det her tilfælde mini-ERP) støder eleverne på nye begreber, som de måske ikke har mødt før og har kendskab til. Som forberedelse – inden de besvarer quizzerne – har eleverne på forhånd mulighed for at øves sig ved at besvare følgende spørgsmål – måske i små grupper: 

Se spørgsmålene her.

Svarene findes på videncenterportalen, hvor der kræves login for a tilgå dem.

4. Lær faktura-data (find 5 fejl på faktura) 

Når elever arbejder i ERP-systemer, er det vigtigt, at fx fakturaen indeholder de nødvendige data – og ikke mindst korrekte data. Start med at tale med eleverne om, hvordan data i en salgsfaktura bliver dannet i ERP-systemet og bed dernæst eleverne finde ud af, hvilke data, der skal være på en faktura ved at søge på eksempelvis Google eller bruge hjemmesiden her: https://skat.dk/skat.aspx?oid=130166 

Vis herefter på klassen de tre eksempler på fakturaer med 5 fejl og bed eleverne finde fejlen. Giv dem gerne 3 minutter til at finde fejlen og skrive dem ned, inden fejlene identificeres og gennemgås på klassen. Efterfølgende er det vigtigt at snakke om, hvilken betydning den enkelte fejl har – ”hvad sker der hvis fx fakturadatoen mangler”?  

Øvelsen kan også laves i små grupper, hvor eleverne først finder fejlene og efterfølgende snakker om, hvilken betydning den enkelte fejl har.  

5. En dag på kontoret (cases) 

Som afslutning på forløbet kan eleverne gennemføre de to cases, som er udformet som en slags skattejagt, hvor de skal finde oplysninger i mini-ERP. Eleverne skal afgive et svar, før de kan gå videre til næste spørgsmål, og der er mulighed for dem at kontrollere, om de har svaret rigtigt. Quizzen godtager ikke stavefejl, så sørg for, at eleverne svarer omhyggeligt. Dermed får eleverne lov at arbejde praksisnært med mini-ERP. De to cases indeholder eksempler på, hvordan ERP anvendes i daglige opgaver i en virksomhed. Eleverne kan arbejde individuelt eller to og to, når de arbejder med de to cases. 

6. Evaluering og afslutning 

Der kan lægges tid ind i undervisningen til at følge op på de enkelte aktiviteter, herunder gennemgå og følge op på de forskellige skærmbilleder og data. I denne opfølgning kan det være godt at have en dialog om, hvorfor ERP-systemet er så vigtig for virksomheden, hvordan ERP-systemet og dets data beskyttes ved, at medarbejderaktiviteter logges og forskellige medarbejdere har adgang til forskellige moduler. Det kan også være relevant at spørge eleverne om, hvordan virksomheden ellers ville holde styr på deres aktiviteter, hvis virksomheden ikke havde et ERP-system. 

7. Mini-ERP til case-eksamen 

Ønsker du, at materialet skal indgå som en delopgave i case-eksamen, kan du evt. stille det ene eksempel eller begge eksempler på cases til eleverne i undervisningen og lade dem forberede en besvarelse. Besvarelsen kan evt. fremlægges på klassen. For at spare tid i undervisningen kan eleverne i grupper arbejde med hver deres enkelte spørgsmål, som de efterfølgende fremlægger. 

8. Øvrige aktiviteter 

Man kan vælge at lade eleverne arbejde selvstændigt med emnet, enten individuelt og/eller i små grupper, og udelukkende hjælpe eleverne undervejs eller man kan vælge løbende at diskutere elevernes besvarelser og deres arbejde og derigennem sikre en lidt dybere forståelse og refleksion hos eleverne.  

Man kan relatere begreberne i dette emne til de resterende emner i pensum for derved at give eleverne en forståelse for, at et ERP-system holder styr på alle virksomhedens økonomiske aktiviteter og ved at samle alt et sted, kan virksomheden på en dynamisk måde arbejde med: Regnskab, budget, omkostninger og økonomisk effektivitet.  

CIU (Center for IT i Undervisningen) har lavet en podcast, der fortæller hvordan Bygma arbejder med deres ERP-systemet. Denne kan eleverne med fordel lytte til, (episode 3, 20 minuter). Efterfølgende kan der i klassen være diskussion om hvilke moduler Bygma bruger, og om det svarer til hvad der findes i mini-ERP.

Eftersom opgaverne til “En dag på kontoret” er bygget op således, at en ny opgave først åbnes, når eleven har besvaret påbegyndte opgave, så kan du som underviser sikre dig, at eleverne har været gennem stoffet og besvaret alle opgaver ved at få eleverne til at uploade det afsluttende billede i “En dag på kontoret”.

Hvis du vil udfordre eleverne på deres forståelse af sammenhængen i ERP-systemet mm, så kan en refleksionssamtale benyttes, hvor “En dag på kontoret”s indhold diskuteres. Liste over “En dag på kontoret”s indhold findes her.

Quizzerne er selvrettende, og eleverne vil efter endt quiz få et samlet billede over deres svar. Dette skærmbillede kan eleverne evt. uploade, så du som underviser kan se deres besvarelser, og efterfølgende følge op på de spørgsmål, som eleverne har svært ved at forstå.

Slutbilledet efter quiz og En dag på kontoret ser således ud:

Hvis du vil udfordre eleverne på deres forståelse af Quiz-spørgsmålene, så er en gennemgang af spørgsmålene en mulighed. Liste over quiz-spørgsmålene findes her.

For ikke at have svarene åbent på dette site, kan du som undervise downloade dem fra videnscenterportalen her. Du skal logge ind, før du kan tilgå svarene.

Både gennem dokumentationsopgave og til caseeksamen vil kendskabet til ERP-systemet og forståelse for sammenhængen mellem de forskellige aktiviteter i virksomheden forhåbentlig hjælpe eleverne til at kunne analysere og vurdere de forskellige opgaver – både som separate opgaver, men hovedsageligt sammenhængen mellem opgaverne.

ERP-systemer kan selvfølgelig også inddrages som en konkret opgave i både dokumentationsopgaven og case-eksamen. Det kunne herunder være relevant i emnet REGNSKAB under den økonomiske proces at spørge i casen efter følgende (eksempel a og eksempel b):

a) ERP og fordele ved ERP

De fleste virksomheder anvender i dag et ERP- system.

• Forklar hvad et ERP-system er.
• Hvilke fordele er der i at bruge et integreret ERP-system i virksomheden?

Eleverne har så mulighed for at vise og inddrage mini-ERP til prøven og dermed forklare, hvilke data ERP-systemet indeholder og hvad data bruges til.

b) Medarbejderarrangement

I case-virksomheden skal afholdes et medarbejderarrangement, hvor salgsteamet skal afholde en italiensk aften med pastaproduktion og pizzabagning. Case-virksomheden har derfor besluttet at indkøbe 3 pastamaskiner og 3 pizzasten hos virksomheden Gourmethjørnet til brug for medarbejderarrangementet. Link til mini-ERP her: https://digitalhandel.ventures.dk/ERP/erp-system.html

• Udarbejd en salgsfaktura og forklar hvordan varesalget påvirker regnskabet for virksomheden X
• Vis virksomheden X’s ERP-system og forklar hvor salget fremgår i ERP-systemet (mini-ERP)

Caseopgave – til differentiering – ekstra i VØ eller til USF

Du har fået til opgave at starte en ny webshop og i den forbindelse skal du analysere mulighederne for at bruge ERP-systemer.

Opgaveformulering
Undersøg mulighederne for brug af ERP-systemer i forbindelse med opstart af en webshop.

Proces
Enkeltvis eller i små grupper – brug 90 minutter.

Produkt
Forbered dias/powerpoint til fremlæggelse på klassen.

Spørgsmål der skal besvares

1. Hvad er et ERP-system?
2. Hvilke fordele (nævn minimum 4 fordele) har webshoppen ved anvendelse af et ERP-system?
3. Hvilke moduler kan et ERP-system indeholde?
4. Hvad kan de enkelte moduler anvendes til for jeres nye webshop?
5. I forbindelse med at du indkøber varer for kr. 20.000 til din webshop, hvilke moduler i dit ERP-system vil da blive påvirket?
6. Du sælger varer for 10.000 kr. fra din webshop, hvilke moduler vil da blive påvirket?
7. Udarbejd forslag til salgsfaktura for dit salg.

Hvis der ønskes yderligere oplysninger og vejledninger til ERP-systemer, kan der findes yderligere materiale på følgende hjemmesider: 

• Visma e-conomic a/s – www.e-conomic.dk/ 
• Forlaget Systime – https://virksomhed-fc-eudeux.systime.dk/ (kap. 6 om økonomisystemer) 
• Praxis  – https://virksomhedsoekonomidc.praxis.dk/
  
• Uniconta – www.uniconta.com/da/ 

 Regnskabsprogrammer 

• Billy – www.billy.dk/ 
• Dinero – www.dinero.dk/ 

  

Øvrige hjemmesider: 

www.virksomhedsguiden.dk